【完全版】スプレッドシートで出荷管理システムを無料で自動化！初心者もGASで簡単導入＆業務効率大幅アップ！

はじめに：出荷管理業務、まだ手作業で行っていませんか？

「出荷ミスが発生し、お客様に迷惑をかけてしまった…」
「手入力作業でミスが多く、効率が非常に悪い…」
「毎日の出荷管理が煩雑すぎて、重要な業務が後回しになってしまう…」

こんな悩みを抱える出荷担当者や倉庫管理者は少なくありません。
特にECサイトや小売業、製造業などでは、日々の出荷管理業務が多岐にわたり、膨大な時間と労力がかかっていることが多いでしょう。

そこで、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を活用することで、これらの問題を一気に解決できます。

この記事では、無料で使えるスプレッドシートを利用して、初心者でも簡単に導入できる「出荷管理システムの自動化」について詳しく解説します。

あなたも今日から、ミスのない効率的な出荷管理を手に入れましょう！

スプレッドシートで出荷管理を自動化する3つのメリット

まず、スプレッドシートを使って出荷管理を自動化することで得られるメリットを確認しましょう。

①出荷ミス・誤配送の防止

出荷指示や在庫管理が自動で行われるため、人的ミスを劇的に減らせます。特に商品間違いや数量ミスが防止でき、顧客満足度を高めることに繋がります。

②業務効率の大幅アップ

手作業による出荷指示書や送り状作成の時間をゼロに近づけられます。その分、顧客対応や改善施策など重要業務に集中できます。

③リアルタイムで在庫や出荷状況が把握可能

自動更新されるスプレッドシートにより、常に最新の在庫状況や出荷進捗をリアルタイムで確認できます。情報共有もスムーズになり、チーム間連携が向上します。

自動化に最適なツール：Google Apps Script（GAS）とは？

Google Apps Script（GAS）は、Googleが無料で提供しているJavaScriptベースのスクリプト環境です。Googleスプレッドシートをはじめ、GmailやGoogleドライブ、Googleカレンダーなどのアプリを自由自在に連携・自動化できます。

初心者でも簡単に利用可能
完全無料で使える
様々なアプリと連携が可能

そのため、小規模から中規模のビジネスで広く活用されています。

実践編：スプレッドシートとGASを使った出荷管理システムの作り方（ステップバイステップ）

ここから具体的な導入方法を順を追って説明します。

【Step1】スプレッドシートで出荷管理シートを作成する

まずはスプレッドシートに出荷管理用のシートを作成します。

主な管理項目例：

注文番号
商品名
数量
出荷先（住所）
出荷日
出荷状況（未出荷・出荷済）
備考（注意事項）

これを基本として作成しましょう。

【Step2】GASエディタを開いてスクリプトを準備する

スプレッドシートの【拡張機能】→【Apps Script】をクリックしてGASエディタを開きます。

【Step3】出荷状況が「出荷済」に変わったら担当者に通知メールを送るスクリプトを作成する

以下のコードをGASエディタに貼り付けます。

function sendShippingNotification(e) {
var sheet = e.source.getActiveSheet();
var row = e.range.getRow();
var column = e.range.getColumn();

if(sheet.getName() == "出荷管理" && column == 6) { // 「出荷状況」の列が6列目
var status = e.value;
if(status == "出荷済") {
var orderNumber = sheet.getRange(row, 1).getValue();
var productName = sheet.getRange(row, 2).getValue();
var quantity = sheet.getRange(row, 3).getValue();
var destination = sheet.getRange(row, 4).getValue();
var email = "your_email@example.com"; //通知先を入力

var subject = "【出荷通知】注文番号：" + orderNumber;
var body = "以下の商品の出荷が完了しました。\n\n" +
"注文番号：" + orderNumber + "\n" +
"商品名：" + productName + "\n" +
"数量：" + quantity + "\n" +
"出荷先：" + destination + "\n\n" +
"ご確認をお願いいたします。";

GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
}
}

【Step4】トリガーを設定し、リアルタイム自動実行を行う

GASエディタのトリガー設定（時計アイコン）をクリックします。

実行する関数：sendShippingNotification
イベントソース：スプレッドシート
イベントタイプ：編集時

これにより、出荷状況がリアルタイムで変更されるたびに自動で通知メールが送られます。

応用編：Slack連携でさらに効率化

Slackを利用している場合、通知をSlackに直接送ることも簡単です。

コード例：

function sendSlackNotification(e) {
var url = "あなたのSlackのWebhook URL";
var sheet = e.source.getActiveSheet();
var row = e.range.getRow();
var column = e.range.getColumn();

if(sheet.getName() == "出荷管理" && column == 6 && e.value == "出荷済") {
var orderNumber = sheet.getRange(row, 1).getValue();
var message = {
text: "✅出荷完了通知：注文番号【" + orderNumber + "】の出荷が完了しました。"
};

UrlFetchApp.fetch(url, {
method: "post",
contentType: "application/json",
payload: JSON.stringify(message)
});
}
}