【完全版】GASで受発注管理を自動化する方法｜スプレッドシート連携で業務効率UP！

「受注処理も発注処理も、手作業でミスばかり…」
「エクセル管理が限界…もっとスマートに管理したい！」

そんな悩みを抱えるビジネスパーソンにおすすめなのが、Google Apps Script（GAS）による受発注管理の自動化です。

この記事では、初心者でもできる「GASを使った受発注管理の自動化方法」を、わかりやすく・具体的に解説します！
スプレッドシート連携で実現する実用的な仕組みを、今日から取り入れましょう。

1. なぜ今、GASで受発注管理を自動化するべきか？

受発注管理は、企業活動の中でも人手と時間を食いやすい業務の代表格。
GASを使えば、以下のようなメリットが得られます。

【GAS活用のメリット】

無料で利用できる
Googleスプレッドシートを活用できる
自動でミスの少ない運用ができる
小規模〜中規模ビジネスにも最適
トリガー設定で定期処理も自動化できる
顧客・取引先・商品データを一元管理できる

要するに、
コストゼロ＆手間ゼロで、プロ仕様の受発注システムが構築できるというわけです！

2. 【準備編】必要なものはたったこれだけ！

GASによる受発注管理システム構築に必要なのは、非常にシンプル。

Googleアカウント
Googleスプレッドシート
Google Apps Script（標準搭載）

すべて無料＆すぐ始められるので、今日から構築スタート可能です！

3. 【設計編】受発注管理の全体像を整理しよう

まずは、どんな仕組みを作るかをイメージしておきましょう。

■ 基本構成

受注管理シート（注文内容を記録）
発注管理シート（仕入先への発注内容を記録）
商品マスタ（商品情報を登録）
取引先マスタ（顧客・仕入先情報を登録）

これらをGASで連携し、
「受注入力 → 自動で発注作成 → ステータス管理」
までをワンストップで回していきます。

4. 【実装編】GASで受発注管理を自動化する方法

いよいよ、実際にスクリプトを書いていきましょう！

ステップ① スプレッドシートを準備する

シート例：

【受注管理】→ 日付／顧客名／商品名／数量／ステータス
【発注管理】→ 発注日／仕入先名／商品名／数量／ステータス
【商品マスタ】→ 商品名／仕入先名
【取引先マスタ】→ 顧客名／仕入先名／連絡先

ステップ② Apps Scriptエディタを開く

スプレッドシートから
「拡張機能」→「Apps Script」→「新しいプロジェクト作成」

ステップ③ 受注データから発注データを自動作成する

まずは、受注をもとに発注データを生成するスクリプトを作成します。

ここでは、

商品マスタから仕入先を自動検索
発注管理シートに新規レコード追加
受注管理シートのステータスを更新
を一括で行っています！

ステップ④ トリガー設定で完全自動化！

Apps Scriptエディタから
「トリガー」→「createPurchaseOrder関数を毎日朝9時に実行」
など設定しておけば、
受注内容からの発注作成が完全自動化されます！

5. 【応用編】さらにレベルアップさせるアイデア

✅ 在庫管理も自動連携する

受注時に在庫数を減らし、在庫が一定数を下回ったらアラートを出す仕組みもGASなら簡単に作れます。

✅ 発注書PDFを自動生成する

Googleドキュメントと連携して、仕入先への発注書をPDF化＆メール送信することも可能！

✅ SlackやChatworkに通知する

「受注があったらSlackに通知」
「発注完了をChatworkに通知」
みたいなリアルタイム連携も、GAS＋API連携で実現できます。

6. 【運用編】トラブルを防ぐポイント

✔️ ステータス管理をきちんと運用する

「受注済み」「発注済み」「納品済み」など、業務ステータスの更新ルールをきっちり決めて運用しましょう。

✔️ ログを残しておく

エラーや自動処理結果はLoggerや別シートに記録しておくと、トラブル時に役立ちます。

✔️ 定期バックアップを取る

GASの自動化は便利ですが、万一に備え、定期的なバックアップは必須です。

まとめ｜GASで受発注管理を自動化して、業務を次のレベルへ！

受注も発注も、これからは「手作業ゼロ」が当たり前。
GASを使えば、無料で・すぐに・実用レベルの受発注システムが作れます。

まずはスプレッドシート＋GASで「小さな自動化」からスタートして、
慣れてきたら「在庫連携」「PDF発注書生成」「通知システム」へ拡張していきましょう。