【完全版】GASでPDF作成を自動化する方法|初心者でも今日から使える!
はじめに
「毎回手作業でPDFを作るの、正直めんどくさい…」
そんなあなたに朗報です!
この記事では、Google Apps Script(GAS)を使って、
PDF作成を完全自動化する方法をわかりやすく解説します。
しかも、Googleスプレッドシートやドキュメントと連携できるので、
作業時間を大幅に短縮できるんです。
この記事を読めば、あなたもPDF自動生成マスターになれる!
それでは、さっそく始めましょう。
GASでPDFを作成・自動化できると何がいいの?
GASでPDFを作成・自動化するメリットは想像以上に大きいです。
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スプレッドシートやフォームのデータから即PDF化
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契約書、請求書、領収書などをボタン一つで出力
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決まったフォーマットで毎月自動作成
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作ったPDFを自動でメール送信
つまり、
「人が手を動かす作業」をごっそりなくせるわけです。
GASとGoogleドキュメント・スプレッドシートのコンビは最強です!
まず最初に:準備するもの
PDF作成自動化に必要なものは、たったこれだけ。
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Googleアカウント
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Googleスプレッドシート
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Googleドキュメント(テンプレート用)
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GAS(スクリプトエディタ)
全部無料、すべてブラウザ上で完結します。
環境構築に悩む必要なし!
基本の流れ:GASでPDFを作成・自動化する手順
まず全体像をつかんでおきましょう。
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スプレッドシートでデータ管理
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Googleドキュメントをテンプレートとして作成
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GASでテンプレートにデータを差し込む
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差し込んだドキュメントをPDFとして保存
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自動化(ボタン実行・トリガー実行)設定
順番に丁寧に解説します!
ステップ1:スプレッドシートでデータを管理する
まず、Googleスプレッドシートを作りましょう。
例:
名前 | 金額 | 日付 |
---|---|---|
山田太郎 | 50,000円 | 2025/04/01 |
佐藤花子 | 30,000円 | 2025/04/02 |
こんな感じで、各データを行ごとに管理します。
このデータを元にPDFを生成します。
ステップ2:Googleドキュメントでテンプレート作成
次に、Googleドキュメントでテンプレートを作成します。
テンプレート例:
請求書
お客様:{{名前}}様
金額:{{金額}}
日付:{{日付}}
{{名前}}
などの「置き換え用タグ」を入れておきましょう。
GASがここにデータを自動で埋め込んでくれます。
ステップ3:GASでテンプレートにデータを差し込む
いよいよコードを書いていきます。
Apps Scriptエディタで以下のようなコードを作成しましょう。
ポイント:
-
makeCopy()
でテンプレートをコピー -
replaceText()
で差し込み -
getAs('application/pdf')
でPDF化 -
最後にPDFファイルを保存
ステップ4:実行してみよう
作成した関数createPDF
を選び、▶️ボタンで実行!
保存先のGoogleドライブフォルダを確認すると、
きちんとデータが差し込まれたPDFファイルが自動生成されているはずです。
感動の瞬間です!
ステップ5:トリガー設定で完全自動化!
毎月自動でPDFを作りたいなら、GASのトリガー機能を使いましょう。
設定方法:
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スクリプトエディタ画面で「トリガー」→「新しいトリガーを追加」
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関数:
createPDF
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イベントソース:時間主導型
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タイプ:「月ベースのタイマー」など
これで、たとえば「毎月1日に自動で請求書PDF作成!」ができるようになります。
よくあるミスと対処法
ここで、初心者がつまずきやすいポイントをまとめておきます。
■ テンプレートID・フォルダIDを間違えた
Drive上で対象ファイル・フォルダを右クリック→「リンクを取得」→URLからID部分だけ抜き出してください。
例)
URLがhttps://docs.google.com/document/d/XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX/edit
なら、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
がIDです。
■ 差し込み用タグが置換されない
{{名前}}
とスプレッドシートのヘッダー名やタグ名がズレていないか確認しましょう。
■ PDFファイルが壊れている
GASのバグではなく、差し込み処理の後に**必ずdoc.saveAndClose()**を呼んでいるか確認してください。
応用編:さらに便利な使い方
もっと便利にするために、こんなカスタマイズも可能です。
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作成したPDFを自動でメール添付して送信
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ファイル名を「名前+日付」で自動生成
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フォルダごとに顧客別に保存
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フォーム送信に連動してPDF作成
アイデア次第で、無限に効率化できます!
まとめ|GASでPDF自動化は超強力な武器になる!
この記事では、
GASでPDFを作成・自動化する方法をゼロから解説しました。
✅ スプレッドシートでデータ管理
✅ ドキュメントテンプレート作成
✅ GASで差し込み・PDF化・保存
✅ トリガー設定で完全自動化
これさえできれば、もう手作業に時間を奪われることはありません!
GAS×PDF自動化は、間違いなくあなたの業務を変えます。
今日からぜひチャレンジしてみてくださいね!