【完全無料】スプレッドシートでイベント管理カレンダーを自動化！GAS活用で業務効率を劇的に改善する方法を解説

はじめに：イベント管理のスケジュール調整で困っていませんか？

「複数のイベントが重なってスケジュール管理が混乱してしまう」
「手作業でカレンダーに入力しているためミスが頻発する」
「関係者への連絡漏れや日程のダブルブッキングが起きてしまった」

イベントや行事の管理は、担当者にとって大きな負担になりがちです。しかし、その作業の多くはGoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を使って完全に自動化できます。

この記事では、スプレッドシートでイベント管理カレンダーを簡単に自動化する方法を詳しく解説します。プログラミング経験がなくても安心して始められ、業務効率を飛躍的に向上させられます。

それでは早速、自動化の世界に足を踏み入れましょう！

スプレッドシートでイベント管理カレンダーを自動化する3つのメリット

まずは、なぜスプレッドシートでイベント管理を自動化するのが効果的なのか、そのメリットを紹介します。

①スケジュールのミスや漏れを劇的に減らせる

自動化することで、スケジュールの記入漏れや誤記入、ダブルブッキングなどの人的ミスが大幅に削減されます。自動的にカレンダーへ反映されるため、信頼性が高まります。

②作業時間を圧倒的に短縮

これまで手入力に費やしていた時間がゼロに近づきます。自動でデータ連携できるため、イベント企画や当日の運営準備に専念できます。

③リアルタイムで情報共有が可能になる

Googleカレンダーと連携させることで、関係者が常に最新情報をリアルタイムに確認でき、コミュニケーションミスを防げます。

自動化のキーとなるツール：Google Apps Script（GAS）とは？

Google Apps Script（GAS）は、Googleが無料で提供しているスクリプト言語です。スプレッドシートはもちろん、Gmail、Googleフォーム、GoogleカレンダーなどGoogleサービスを自在に連携・自動化できます。

特にカレンダー管理業務との相性は抜群で、初心者でも手軽に利用可能です。

実践編：スプレッドシートとGASでイベント管理カレンダーを自動化する方法（ステップバイステップ）

ここから具体的に設定方法を解説します。

【Step1】スプレッドシートでイベント管理表を作成する

まずはGoogleスプレッドシートにイベント情報を管理するための基本的なシートを作成します。

イベント名
開催日（開始日時／終了日時）
開催場所
担当者名
備考（詳細や注意事項）

これらの情報を一覧できるように設定します。

【Step2】Googleカレンダーと連携するためのGASを設定する

次に、スプレッドシートのメニュー【拡張機能】→【Apps Script】をクリックし、GASエディタを開きます。

GASでGoogleカレンダーに自動的にイベント登録する仕組みを作成しましょう。

以下のコードを使用します：

function addEventsToCalendar() {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("イベント管理");
var data = spreadsheet.getDataRange().getValues();
var calendar = CalendarApp.getCalendarById('your_calendar_id@group.calendar.google.com');

for(var i = 1; i < data.length; i++) {
var eventTitle = data[i][0];
var startDate = new Date(data[i][1]);
var endDate = new Date(data[i][2]);
var location = data[i][3];
var description = "担当：" + data[i][4] + "\n" + data[i][5];

var events = calendar.getEvents(startDate, endDate, {search: eventTitle});
if(events.length == 0){
calendar.createEvent(eventTitle, startDate, endDate, {location: location, description: description});
}
}
}

※your_calendar_id@group.calendar.google.comには実際のGoogleカレンダーのIDを入力してください。

【Step3】GASトリガーを設定して自動実行を定期化する

GASエディタのトリガー設定（時計アイコン）をクリックします。

実行する関数：addEventsToCalendar
イベントソース：時間主導型
実行頻度：1日1回や1時間ごとなど、必要に応じて設定

これにより、スプレッドシートに追加されたイベントが自動的にGoogleカレンダーへ反映されます。

応用編：イベント前日に自動リマインドメールを送信する

イベント前日に担当者へ自動的にリマインドメールを送信することも簡単です。

コード例：

function sendReminder() {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("イベント管理");
var data = spreadsheet.getDataRange().getValues();
var today = new Date();
var tomorrow = new Date(today);
tomorrow.setDate(tomorrow.getDate() + 1);

for(var i = 1; i < data.length; i++) {
var eventTitle = data[i][0];
var eventDate = new Date(data[i][1]);
var email = "your_email@example.com"; // 通知先を設定

if(eventDate.toDateString() == tomorrow.toDateString()){
var subject = "【リマインダー】明日は『" + eventTitle + "』の開催日です";
var body = "イベント『" + eventTitle + "』が明日開催されます。準備状況をご確認ください。";
GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
}
}