【完全ガイド】スプレッドシートでシフト提出管理を自動化！GASを使った簡単＆無料の効率化テクニックを徹底解説

はじめに：シフト提出管理、手作業で苦労していませんか？

「スタッフからのシフト提出がバラバラで管理が煩雑…」
「シフト希望の入力ミスや確認漏れが頻繁に起きる…」
「スタッフへの催促連絡や取りまとめ作業が面倒で、毎回ストレスを感じている…」

飲食店や小売店、サービス業などでシフト管理を担当する方にとって、スタッフからのシフト提出管理は日常的な課題です。

多くの現場では、いまだに紙やメール、LINEなどのバラバラな方法で提出されたシフトを手入力でまとめているケースが非常に多いです。その結果、ミスが発生しやすく、大きな時間のロスにもつながっています。

この記事では、そんな悩みを一気に解決できる方法として、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を活用した「シフト提出管理の完全自動化」を詳しく解説します。

初心者でも簡単に導入でき、無料で今すぐスタートできる方法です。あなたも今日からストレスフリーなシフト管理を実現しましょう！

スプレッドシートでシフト提出管理を自動化する3つのメリット

まずは、シフト提出管理を自動化するメリットを整理してみましょう。

①圧倒的な時間短縮

スタッフからのシフト希望の収集から集計までの手作業を自動化することで、管理時間を最大80％以上短縮できます。その分、スタッフ育成やお客様対応などの業務に集中できます。

②ミスや漏れの防止

自動入力・集計により、転記ミスや提出漏れを防ぎます。手作業によるヒューマンエラーがなくなり、正確で信頼できるシフト表が作成できます。

③リアルタイムに状況を把握できる

スプレッドシートの更新がリアルタイムで行われるため、シフト提出状況が常に最新状態で共有されます。情報共有がスムーズになり、スタッフ間のコミュニケーションも向上します。

なぜGoogle Apps Script（GAS）が最適なのか？

Google Apps Script（GAS）はGoogleが無料で提供するJavaScriptベースのスクリプトツールで、Googleスプレッドシート、フォーム、Gmailなどのサービスを連携させて自在に自動化できる仕組みです。

特に、シフト提出管理のような定型業務を自動化するのに最適です。

完全無料で使用可能
初心者にも簡単で使いやすい
他のGoogleサービスと簡単に連携可能

これがGASが最適な理由です。

実践編：スプレッドシートでシフト提出管理を自動化する具体的な方法

ここからは、実際にGASを利用したシフト提出管理の方法をステップバイステップで解説します。

【Step1】シフト提出用スプレッドシートを作成

まずはGoogleスプレッドシートで以下のような項目を作成しましょう。

スタッフ名
提出日
シフト希望日（複数日可）
時間帯（勤務開始〜終了時間）
備考（特記事項など）

これを基本のフォーマットとして使用します。

【Step2】Googleフォームを使って提出を簡単化

Googleフォームを使うことで、スタッフが簡単にシフト希望を提出できます。Googleフォームをスプレッドシートに紐付けることで、提出されたデータが自動でシートに入力されます。

手順：

スプレッドシートの【挿入】→【フォーム】からGoogleフォームを作成。
フォームの回答が自動でスプレッドシートに反映されるように設定。

これだけで提出管理が劇的に楽になります。

【Step3】シフト提出期限を自動通知するGASを設定

提出が遅れているスタッフに自動でメール通知を送る仕組みを作成しましょう。

GASエディタを開き（スプレッドシートの【拡張機能】→【Apps Script】）、以下のコードを貼り付けます。

function remindShiftSubmission() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("フォームの回答");
var data = sheet.getDataRange().getValues();
var submittedStaff = [];
var allStaff = ["スタッフA", "スタッフB", "スタッフC"]; // 全スタッフを入力
var today = new Date();

for(var i = 1; i < data.length; i++){
submittedStaff.push(data[i][1]); //スタッフ名の列を設定
}

var notSubmitted = allStaff.filter(function(staff){
return submittedStaff.indexOf(staff) == -1;
});

notSubmitted.forEach(function(staff){
var email = "your_email@example.com"; //通知先のメールアドレス
var subject = "【リマインド】シフト提出期限のお知らせ";
var body = staff + "さん、シフトの提出期限が迫っています。至急提出をお願いします。";
GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
});
}